Leitfaden für Messeverantwortliche - das Wichtigste

Immer wieder - und wieso alles neu erfinden. Als innovative Unternehmung nehmen Sie wohl ein bis mehrere Male in einem Businessjahr an einer Ausstellung, Die folgenden Inhalte sollen als Gedankenstützen und Checklisten dienen. Damit habe Sie noch lange keinen professionellen und effektiven Messeauftritt. Was Ihnen fehlt, ist ein Profi der die Messe für Sie realisiert.

IHRE AUSGANGSLAGE, IHRE ERWARTUNGEN UND ZIELE
Welche Erwartungen setzen Sie in Ihre Messebeteiligung? Welche Ziele wollen Sie mit Ihrer Messepräsenz erreichen? Messen als einzigartiges Marketinginstrument. Sie bringen während einer festgelegten Zeitspanne an einem Ort Ihr Angebot unmittelbar mit der Nachfrage zusammen.

DIE ERFOLGREICHE MESSEBETEILIGUNG - CHANCE FÜR IHRE EXPANSION
Um dabei den gewünschten Erfolg zu erreichen, müssen Sie diese Aufgabe professionell anpacken. Dieser Leitfaden bzw. diese Checklisten sollen Ihnen helfen, Ihre Messebeteiligung systematisch vorzubereiten. Im Countdown zum Messeereignis sind - zusammengefasst - fünf P`s von ausschlaggebender Bedeutung: Platzierung; innerhalb des richtigen Produkte- und Branchenumfeldes. Die Präsentation: der Stand als solcher mit Vermassung, Design, Bau, Aufteilung, Auftritt, Botschaft etc. sind einige Elemente, die zwingend aufeinander abgestimmt und synchronisiert werden müssen. Das Produkt. Was soll und kann wie gezeigt werden? Die Promotion Kommunikative Begleitmassnahmen wie PR- und Medienarbeit, Verkaufsförderung und auch Aktionen am Stand selber. Personal Auswahl, Vorbereitung, Auftritt, Kompetenz. Genau wie das Produkt, steht auch das Standpersonal im Rampenlicht. Überlassen Sie nichts dem Zufall. Wägen Sie Ihre Entscheidungen sorgfältig ab. Stellen Sie sich ganz zu Beginn die Frage nach Ihren Erwartungen aus der Messebeteiligung, definieren Sie Ihr Zielpublikum und formulieren Sie Ihre konkreten Messeziele. Präzise Zielvorstellungen erleichtern Ihnen nach Messeschluss die Auswertung Ihrer Teilnahme.

DAS GROBKONZEPT
Welche Faktoren bestimmen Inhalt und Thematik Ihres Messeauftritts? Welches Gewicht ist der visuellen Gestaltung einzuräumen? Sobald Erwartungen, Zielpublikum und Ziele definiert sind, sollte in einem nächsten Schritt abgeklärt werden:

• Was wollen wir an der Messe "verkaufen"?
• Welches Angebot wollen wir zeigen?
• Was ist unsere Botschaft, die wir vermitteln wollen?

DIE TERMINPLANUNG UND VERANTWORTLICHKEITEN
Was ist wann, von wem und warum zu tun? Welche Bereiche verdienen Ihre spezielle Aufmerksamkeit? Einerseits geht es jetzt darum, die Ablaufplanung zu strukturieren, andrerseits müssen die Terminierungen und Zuständigkeiten entsprechend festgelegt werden. Folgende Bereiche verdienen Ihre besondere Aufmerksamkeit: Gestaltung des Messeauftritts. nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit möglichen Standgestaltern auf. Denken Sie auch an Ihre Ausstellungsgüter. Gibt es Neuheiten, die bis zur Messe zur Marktreife gebracht werden müssen. Sind Prototypen und / oder Modelle herzustellen? Planen Sie schon frühzeitg den Auf- und Abbau, den Transport, Zoll und die Versicherungen. Denken Sie an Stau- und Lagerraum sowie die Transportmittel in den Messehallen.

Die wichtigsten Punkte für den erfolgreichen Messestand

• Einladend, offen, freundlich (Atmosphäre schaffen)
• Decke mit Objektbeleuchtung punktuell
• Boden schwellenfrei, farblich zum Stand passend Produkte nicht an den Aussenseiten
• Dekoration (Plakate, Blumen, Freiräume)
• Infostand, Tafel und räumlich von der Bar getrennt
• Partyservice, Küche, Catering, Spezielles (VIP-Getränke, Geschenke etc.)
• Infrastruktur: Telefon, Fax, Strom, Wasser bis zum Aschenbecher etc.

MESSETRAINING, MITARBEITERSCHULUNG - WICHTIGE MESSEVORBEREITUNG
Standleitung, Geschäftsleitung / Marketingleitung, Verkaufsmitarbeiter(innen), Techniker, Service- und Büropersonal, Hostessen und Catering-Service. Einsatz des Standpersonals: Personal- bzw. Hotelplanung, Einsatzplan pro Tag, Standchef und Stellvertretung, Chefprominenz, Konzerngäste (Begleitung, Betreuung und Integration etc.). PR- und Kommunikation (Personen, Mittel und Öffentlichkeit). Treffen Sie eine sorgfältige Auswahl. Es ist Ihre Visitenkarte an der Messe. Setzen Sie für die Ausbildung Ihres Standpersonals genügend Zeit ein.

Die Standbesetzung muss
die Messeziele exakt kennen
sich der Bedeutung der Messe für das Unternehmen bewusst sein
über die Kosten und die Investitionen für die Messe Bescheid wissen
seine Rolle als Gastgeber und Verkäufer kennen
sich mit dem Unternehmen, den Produkten, Leistungen und Messezielen
als Messgrösse identifizieren können
sich bewusst sein, dass der Besucher letztlich der "Salärgeber" ist und
als solcher behandelt werden muss

Themen der Messeschulung
Besuchertypologie
Kontaktaufnahme
Besucher-Evaluation
Demonstrationstechnik
Gesprächsführung
Qualitative Kontaktarten
Besucher-Nachbearbeitung
Verhalten bei Reklamationen – Auftreten gegenüber Mitbewerbern
H A S E (Haltung, Anzug [geistig und körperlich], Sprache, Erscheinung)
Messekonzept
Unternehmens-Strategie und Messeziele

VERHALTEN AUF DEM MESSESTAND
Die drei geschäftlichen Ziele eines Messestandes sind
Direktabschlüsse
Vereinbarung von Anschlussbesuchen
Registrierung von Interessenten, die man sonst nicht kennengelernt hätte

Bestimmte Verhaltensweisen schrecken Besucher von Ihrem Stand ab
Der Wachposten (entschlossen, jeden Eindringling zu vertreiben)
Der Aufreisser
Das festgefrorene Grinsen
Der gelangweilte Ausdruck
Das gemütlich plaudernde Grüppchen

Ermutigen Sie den Besucher durch ein einladendes Auftreten
Wenn ein Besucher an Bord kommt
Stürzen Sich nicht auf ihn los
Schleichen Sie nicht unschlüssig um ihn herum
Schauen Sie ihm beim Sprechen ins Gesicht
Fragen Sie nicht: "Kann ich Ihnen helfen?" sondern - "Gefällt es Ihnen -
Wann hätten Sie es gerne? Möchten Sie es haben?
Wieviel ist es Ihnen wert?

Ermittlung und Registrierung der Besucheridentität
Auf Zeitverschwender achten:
Eigene Mitarbeiter
Alte Kunden
Mitbewerber
Leute mit irgendwelchen Klagen
Abstauber
Prospektsammler und "Nörgeler"

Vermeiden Sie den "Gammel-Look"
Mitarbeiter auf Besucherstühlen
Ausstellungsgegenstände an anderen als den vorgesehen Plätzen
Halbleere Gläser
Tassen, Untertassen, Plastikbecher
Volle Aschenbecher
Herumliegende Plastiktüten, Aktentaschen usw.
Persönliche Habseligkeiten (Thermosflaschen, Kleenex-Schachteln)
Herumliegende persönliche Unterlagen

Ein Messestand soll kein rituelles "Flagge zeigen" darstellen. Er ist vielmehr eine Plattform, von der aus die Firma und ihre Produkte neuen Kunden und Märkten nahegebracht werden soll. Dazu gehört insbesondere die Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur für die:
Kalkulation der Offerten
Bearbeitung der Anfragen
Abwicklung der Bestellungen
Erfassung der Ergebniszahlen
Nachbearbeitung der Messekontakte
Vorbereitung der Administration

Aber - Achtung - keine wertvolle Kundenzeit verlieren resp. Die richtigen Leute die richtige Arbeit tun lassen !!

Flankierende Massnahmen
Diese sind bewusst weggelassen, damit Sie sich individuell gemäss Ihren Zielen und Ihrer Strategie flankierende Massnahmen an wesentlicher Bedeutung planen und realisieren können.

DAS BUDGET
Mit welchen Kosten müssen Sie im einzelnen rechnen? Was ist Ihnen eine optimale Messepräsenz wert?

Der Gesamtaufwand einer Messebeteiligung lässt sich wie folgt gliedern:
Vorbereitungsphase
Durchführungsphase
Follow-up-Phase
Sonstiges

DAS MESSEBRIEFING
Wie setzen Sie die bisher erarbeiteten Daten konkret um?
Welche Partner kommen für die Realisation Ihres Standes in Frage?
Das Briefing stellt die Grundlage für die operative Umsetzung dar. Schenken Sie dem räumlichen Standkonzept Ihre besondere Aufmerksamkeit.

DIE AUFTRAGSVERGABE
Erfüllen die Präsentationen die in Ihrem Briefing gestellten Anforderungen? Sind Ihre Erwartungen und Ziele mit diesen Vorschlägen der Standgestaltung erreichbar?

WERBUNG
Muss Ihre Werbung im Hinblick auf die Messebeteiligung adaptiert werden? Wie motivieren Sie Ihre Zielgruppen, Sie am Stand zu besuchen?

Wer auf eine Messe geht, macht daraus keine Geheimsache. Im Gegenteil. Die rechtzeitige und umfassende Information all derer, die ein Interesse haben könnten, mehr über Ihre Beteiligung zu erfahren, resp. Derjenigen, die Sie unbedingt als Besucher an Ihrem Stand begrüssen möchten.

PR- UND MEDIENARBEIT
Wie erreichen Sie Ihre Zielgruppen via Medien? Was erwarten die Medienvertreter von Ihnen?
Messen sind immer auch ein Medienereignis. Viele Fachzeitschriften veröffentlichen vor (und teilweise auch nach) der Messe Sonderausgaben. MESSECONTROLLING

Was sind die konkreten Ergebnisse Ihrer Messebeteiligung? Haben Sie Ihre Ziele erreicht und das Budget eingehalten?

Folgende Information sollten Sie unbedingt auswerten:
Gesamtzahl der Standbesucher
Zahl der Besucher, die bereits Kunden sind
Zahl der potentiellen Kunden, die Interesse zeigen
Zahl der Informantenbesuche
Zahl der Verkaufsgespräche
Zahl und Umsatz der realisierten Verkaufsabschlüsse
Zahl und geschätzter Umsatz der Verkaufsanbahnungen

Eine umfassende Analyse müsste zum Schluss folgende Fragen beantworten:

Hat sich der Aufwand in Relation zu den gesetzten Marketingzielen gelohnt?
War die Messebeteiligung im Rahmen der Unternehmens-
und Marketingstrategie richtig?

DIE AKTIVITÄTEN NACH DER MESSE
Wie holen Sie das Maximum aus Ihrer Messebeteiligung heraus? Verfügen Sie über die notwendige Infrastruktur für das Nachmessegeschäft?

Zum Nachmessegeschäft gehören im wesentlichen:
Schriftlicher Dank für den Besuch
Speditives Erledigen pendenter Offerten und Lösungsangeboten
Sofortige Bedienung der Kunden, die auf der Messe etwas gekauft
oder bestellt haben
Wahrnehmen der an der Messe vereinbarten Besuchstermine
Persönliche Kontaktaufnahme mit den potentiellen Kunden,
die bei Ihnen am Stand vorbei kamen
Umsetzung der während der Messe gesammelten Anregungen,
Tips und Wünsche
Laufende Erfolgskontrolle

Im weiteren sollten Sie den Kontakt zu den Medien aufrechterhalten und auch Ihre Werbeanstrengungen nicht vernachlässigen. Halten Sie sich auch zwischen den Messen "im Gespräch".