Wann ist ein Beratungseinsatz sinnvoll?

Wann ist es für Unternehmen sinnvoll, externe Berater beizuziehen?
Gut beraten mit Beratern?
Ein Einsatz externer Berater wird in vielen Unternehmen diskutiert. Doch wann ist der Einsatz eines Beraters sinnvoll? Und wie wählt man ihn aus?

In der ersten Phase der Problemanalyse geht es darum, festzulegen, wo die Hauptprobleme liegen und wo Verbesserungen oder Änderungen eingeleitet werden sollen. Es empfiehlt sich eine Gliederung in die Bereiche Qualitätssicherung/Kundenzufriedenheit, betriebsorganisatorische Beratungen, Finanz-/Steuerberatung, Marketing-/Verkaufsberatung und Informatikberatung. Die Frage der Komplexität des Projekts ist in dieser Phase wichtig und in die Analyse einzubeziehen.

Wichtigkeit, Dringlichkeit und internes Wissen
sind relevant für den Entscheid, externe Berater einzusetzen und können nur im Gesamtkontext betrachtet werden. In der Prioritätenliste ganz oben stehen strategische Projekte der Geschäftsleitung, die eine gewisse Dringlichkeit haben. In jedem Fall muss die Frage beantwortet werden, ob internen Beratern Priorität einzuräumen ist. Vielfach sind in einer Firma brachliegende Kapazitäten und Expertenwissen vorhanden, die in einer geschickt aufgebauten Projektorganisation gewinnbringend eingesetzt werden könnten. Mit der Integration interner Mitarbeiter in Projektteams kann das interne Know-how gewinnbringend in das Projekt eingebracht werden.

Die Budget- und Kostenfrage
Insbesondere für Klein- und Mittelbetriebe ist vorgängig eine detaillierte Kosten-/Nutzenanalyse zu erstellen. Es ist zu prüfen, ob der erwartete Beitrag eines externen Beraters in angemessenem Verhältnis zu den Kosten seines Einsatzes steht. Eine detaillierte Offerte, in welcher die Zeitdauer des Projekts und die Gesamtkosten der Beraterfirma aufgeführt sind, ist eine unerlässliche Voraussetzung, um nicht bereits vor Projektbeginn durch interne Widerstände oder Kostenüberschreitungen das Projekt zu gefährden. In jedem Fall muss auch interne Kapazität geplant werden.

Richtiger Partner und die Zusammenarbeit
Je nach Projektgrösse, Komplexität und Budget ist die Wahl der Beraterfirma zu treffen. Fachliche Kompetenz, Beratungserfahrung, Branchenkenntnisse sowie Referenzen der Beratungsfirma über erfolgreich abgeschlossene Projekte garantieren noch nicht den Erfolg des eigenen Projektes. Es soll ein erfahrener Senior-Berater zur Verfügung stehen und nicht nur frisch rekrutierte Junior-Berater. Ebenso wichtig ist, dass die Berater auf Einzelprobleme eingehen können und nicht versuchen, auf frühere Beratungen zugeschnittene Lösungen zu verkaufen. In einem detaillierten Beratungsvertrag sind Zielsetzungen, Durchführung, Rolle der Berater, voraussichtlicher Zeitbedarf, wichtige Meilensteine, intern benötigte Ressourcen, Projektorganisation sowie Beratungskosten aufzuführen. Ebenso ist klar zu definieren, wie das Reporting zu erfolgen hat und wie die Geschäftsleitung über den Projektstand auf dem Laufenden gehalten wird. Durch geeignete organisatorische Massnahmen ist der gegenseitige Wissenstransfer zwischen externen Beratern und internen Projektmitarbeitern sicherzustellen. Von grosser Bedeutung ist, ob die Projektleitung von externen Beratern oder von internen Mitarbeitern wahrgenommen wird. Oft hängt dieser Entscheid von den Projektzielen sowie vom «politischen» Klima ab. Für den Beratungserfolg massgebend ist, wie viele Vorschläge umgesetzt werden. Der Berater ist bei der Umsetzung der Lösungsvorschläge einzubeziehen. Er wird sich bemühen, nur Lösungen mit Realisierungschancen zu erarbeiten.

Vorteile der externen Beratung

• Know-how-Transfer: Der wichtigste Faktor bei der externen Beratung ist der Rückgriff auf Know-how, das in der eigenen Firma nicht oder zuwenig vorhanden ist.
• Neutralität: Der externe Berater ist nicht durch Betriebsblindheit eingeschränkt.
• Breite Erfahrung: Der spezialisierte Berater hat ein grosses Erfahrungspotenzial und kann dadurch die Chancen und Risiken von Einflussfaktoren schneller und besser abschätzen.
• Projektmanagement: Der Berater ist gewohnt, projektmässig vorzugehen und hat ein breites Projektmanagementwissen.
• Sprachrohr: Der Berater hat direkten Zugang zum oberen Management. Einmal getroffene Entscheide werden durchgesetzt.
• Ergebnis- und zielorientiertes Vorgehen: Klare, abgegrenzte Mandate fokussieren schneller und direkter auf das Ziel zusteuern.
• Sündenbockfunktion: Riskante, schwierige oder unangenehme Entscheide können durch den Berater getragen werden.
• Begrenzter Einsatz: Die Mandatsdauer ist beschränkt und finanziell kalkulierbar.
• Kurzfristiger Beizug von Spezialisten: Grosse Beratungsfirmen können bei spezifischen Problemen Spezialisten beiziehen.

Nachteile der externen Beratung

• Preis: Erfahrene Berater sind teuer - manchmal aber billiger als kein Berater.
• Einarbeitung: Berater brauchen Einarbeitungszeit. Für eine gute Beratung muss man die internen Betriebsabläufe kennen.
• Akzeptanz: Externe Berater stossen oft auf Ablehnung. Bei ungenügender Kommunikation kann es sein, dass die konstruktive Mitarbeit durch interne Mitarbeiter verweigert wird.
• Falscheinschätzung: Bei einem isolierten Mandat muss damit gerechnet werden, dass Komplexität und Vernetzung der Abläufe unterschätzt werden und dass man Problemen mit suboptimalen Massnahmen begegnet.

Schlussfolgerungen
Der Einsatz externer Berater kann durchaus sinnvoll sein. Eine detaillierte Kosten-/Nutzenanalyse erleichtert den Einsatzentscheid wesentlich. Gute Planung, klare Zielsetzungen und Abmachungen mit der Beraterfirma sind unabdingbar. Eigene Mitarbeiter sind einzubinden, um die Akzeptanz eines Projektes zu fördern. Wesentliche Entscheide sind immer von internen Verantwortungsträgern zu fällen. Der Einsatz externer Berater hängt somit von vielen Faktoren ab, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Quelle APLHA